REKAYASA MANAJEMEN PROYEK

Sumber bacaan : Manajemen Proyek – A. Koolma dan CJM van de schoot, Manajemen proyek – Ir. Mahendra Sultan Syah, Mangenal Manajemen Proyek – Drs. Tarsis Tarmudji,  http://id.wikipedia.org/wiki/Manajemen_proyek

Disusun oleh :

ARMADI       NIM : 13166012

Dosen :

Parjianto , ST

PROGRAM STUDI PENDIDIKAN TEKNIK MESIN

SEKOLAH TINGGI ILMU TEKNIK BINA PUTRA BANJAR

JL. Mayjend. Lili Kusumah No. 9

APRIL 2015

KATA PENGANTAR

                Puji syukur mari kita panjatkan kehadirat ALLAH SWT, yang telah senantiasa melimpahkan Rahmat dan Hidayah- NYA sehingga kita  semua dalam keadaan sehat walafiat dalam menjalankan aktifitas sehari-hari dan karena hanya dengan kerido’an-NYA Makalah dengan judul “MenejemenProyek” ini dapat terselesaikan.Sholawat serta salam tidak lupa pula saya sampaikan kepada junjungan kita,sauri tauladan umat,Nabi akhir jaman yang telah membawa umat islam dari kegelapan hingga memberikan pencerahan yang terang benerang tidak lain Nabi Muhammad SAW.

            Penulis menyadari betul sepenuhnya bahwa tanpa bantuan dari berbagai pihak, makalah ini tidak akan terwujud dan masih jauh dari sempurna, oleh karena itu dengan segala kerendahan hati penulis berharap saran dan kritik demi perbaikan-perbaikan lebih lanjut.

Akhirnya penulis  berharap, semoga makalah ini dapat memberikan manfaat bagi yang membutuhkan.

Bekasi,April  2015

    ARMADI

BAB I

PENDAHULUAN

Manajemen proyek itu suatu disiplin ilmu pada era tahun 1950-an, Amerika bangsa yang pertama kali menggunakan ilmu manajemen proyek. Henry Gantt dapat dikatakan bapak dari ilmu manajemen proyek, dan namanya pun menjadi metode yang digunakan, bernama “Gantt Chart”. Perlu diingat bahwa mempelajari Manajemen Proyek itu tidak terlalu sulit, karena didalamnya terdapat hal-hal yang terbiasa dilakukan oleh manusia, hanya ditambahkan sedikit logika dan aturan yang khusus. Sedangkan Proyek itu usaha yang harus dilakukan dari awal hingga akhir pada suatu kejadian, yang mempunyai batasan waktu – anggaran – sumber daya yang dibutuhi oleh pelanggan.

Meski pada akhir tujuan dari adanya proyek adalah untuk memuaskan pelanggan.“Maksudnya begini ketika ada suatu perusahaan besar maupun kecil me manajemen proyek, yang terpenting adalah waktu yang tepat dalam membuat dan memustuskan prediksi, serta penggunaan sumber daya dan laporan dalam penyampaian produk atas hasil dari proyek yang dijalankan.”

Lalu bagaimana kita mengetahui bahwa itu adalah “proyek”? Diperlukan beberapa ciri-ciri/karakteristik dari proyek, yaitu : ada sasaran/tujuan, memiliki rentang waktu/deadline, waktu biaya dan syarat kerja yang lengkap, berurutan dari a hingga z, terkadang merupakan sesuatu event/kejadian yang sebelumnya belum pernah dilakukan.

A.latar Belakang
Sebagai mahasiswa kita dituntut untuk memahami bagaimana manajemen proyek sistem informasi itu agar  ilmu ini bisa di implementasikan dalam kehidupan nyata.

Untuk mengetahui secara lebih jelas tentang manajemen proyek sistem informasi maka selanjutnya akan dibahas lebih mendetail mulai dari pengertian hingga metodologi umum pelaksanaan proyek sistem informasi.

B.  Rumusan Masalah

·         Pengertian manajemen, proyek dan manajemen proyek

·         Kebijakan dan Perencanaan Proyek Sistem Informasi

·         tahap implementasi

C.     Tujuan dan Manfaat

·         Untuk mengetahui dan memahami pengertian- pengertian manajemen, proyek dan manajemen proyek

·         Mengetahui kebijakan dan perencanaan proyek sistem informasi

·         Mengetahui  Metodologi Umum Pelaksanaan Proyek Sistem Informasi ( Metode Generik)

          Dalam mengartikan dan mendefinisikan manajemen ada berbagai ragam, ada yang mengartikan dengan ketatalaksanaan, manajemen, manajemen pengurusan dan lain sebagainya Bila dilihat dari literatur-literatur yang ada, pengertian manajemen dapat dilihat dari  pengertian yaitu :

1.      manajemen sebagai suatu proses,yaitu melihat bagaimana cara orang untuk mencapai suatu tujuan yang telah ditetapkan terlebih dalulu;

2.      manajemen sebagai suatu kolektivitas manusia, yaitu merupakan suatu kumpulan dari orang orang yang bekerja sama untuk mencapai suatu tujuan bersama.

3.      Kolektivitas atau kumpulan orang-orang inilah yang disebut dengan manajemen, sedangkan orang yang bertanggung jawab terhadap terlaksananya suatu tujuan atau berjalannya aktivitas manajemen disebur manager

4.      managemen  sebagai ilmu (scieare) dan sebagai seni (art),yaitu  sebagai suatu ilmu dan seni, melihat bagaimana aktivitas manajemen dihubungkan dengan prinsip-prinsip dari managemen

5.      Manajemen sebagai suatu ilmu pengetahuan, menjelaskan tentang gejala-gejala manajemen, lalu gejala-gejala ini diteliti dengan menggunakan metode ilmiah yang di.rumuskan dalam bentuk prinsip-prinsip yang di wujudkan dalam bentUk suatu teori. ,sedangkan manajemen sebagai suatu seni, memandang bahwa di dalam mencapai suatu tujuan diperlukan kerja sama dengan orang Iain, untukmemerintahkan orang lain agar mau bekerja sama, maka diperlukan adanya managing (menqatur), Mengatur memerlukan suatu seni, agar orang lain meLakukan pekerjaan untuk mencapai tuJuan bersama

            Pada perencanaan pembuatan proyek sebuah sistem,diperlukan berbagai macam komponen yang terlibat didalamnya. Satu hal yang harus diperhatikan / diutamakan oleh seorang manajemen proyek dalam melakukan perencanaan adalah menghitung, baik secara kualitatif maupun kuantitatif, resiko yang akan terjadi dalam proses pengerjaan.

            Dalam dunia IT tentu banyak terjadi persaingan, entah dari pihak  perseorangan, Perusahaan, maupun mancakup yang lebih luas lagi. Untuk itu kita harus mengenal terlebih dahulu apa itu Resiko dalam ManajemenProyek? Resiko Proyek adalah peristiwa tidak pasti yang bila terjadi memiliki pengaruh positif atau negative terhadap minimal satu tujuan proyek (waktu, biaya, ruang lingkup, mutu). Risiko mungkin memiliki satu atau lebih penyebab, yang bila terjadi memiliki satu atau lebih dampaknya terhadap manajemen.

            Dan apabila kita garis besarkan secara keseluruhan maka yang dimaksud dengan Manajemen Proyek dan Resiko adalah proses sistematis untuk merencanakan, mengidentifikasi, menganalisis, dan merespon resiko proyek. Tujuannya  untuk meningkatkan peluang dan dampak peristiwa positif, dan mengurangi peluang dan dampak peristiwa yang merugikan proyek atau dapak negatifnya.

            Dalam penerapannya sebuah teknologi dalam  perusahaan memerlukan perencanaan yang strategis khususnya penerapan teknologi pada manajemen proyek, agar penerapan dapat sesuai dengan tujuan bisnis yang diharapkan oleh perusahaan. Jika penerapan teknologi informasi dalam manajemen proyek tidak sesuai dengan tujuan bisnis yang diinginkan maka akan menimbulkan risiko. Risiko yang timbul akibat dari penerapan teknologi informasi yang salah dalam manajemen proyek akan menyebabkan proses bisnis yang tidak optimal, kerugian finansial, menurunnya reputasi perusahaan, bahkan hancurnya perusahaan.

            Pada kenyataaannya penerapan manajemen proyek teknologi informasi itu sendiri membutuhkan investasi yang cukup besar, dan seiring dengan teknologi yang terus berkembang dari waktu kewaktu, membuat proses manajemen proyek pun menjadi semakin sulit, karena harus memahami teknologi yang baru. Dengan adanya manajemen risiko proyek yang didukung dengan penggunaan hardware diharapkan dapat membantu perusahaan dalam hal meminimalkan tingkatan yang tidak  diinginkan suatu proyek.

Pengertian Proyek

Henry Gantt

Secara umum kata ‘proyek’ biasanya hanya dikaitkan dengan pembangunan gedung, jembatan atau jalan. Pengertian tersebut tidak salah, karena kegiatan tersebut adalah kegiatan yang termasuk dalam kategori proyek. Lalu, apakah pengertian proyek hanya sebatas pembangunan gedung, jembatan dan jalan, atau lebih dari itu?. Dan apa pula yang dimaksud dengan manajemen proyek?.

Berikut ini sekelumit informasi tentang proyek dan manajemen proyek.

1. Menurut Dr.JB. Sumarlin

Proyek adalah unit kegiatan yang direncanakan dan bertujuan untuk memenuhi kebutuhan akan sesuatu barang atau jasa yang diinginkan

2. Menurut Ir. Sutomo Kayatmo

Proyek adalah suatu rangkaian kegiatan yang mempunyai tujuan tertentu dan mempunyai saat permulaan dan saat berakhir.

3. Menurut A.Koolma dan CJM Van de Schoot

Proyek adalah suatu tugas yang perlu didefinisikan dan terarah ke suatu sasaran yang dituturkan secara kongkrit serta yang harus diselesaikan dalam kurun waktu tertentu dengan menggunakan tenaga manusia yang terbatas dan menggunakan alat-alat terbatas, baru dan rumit sehingga diperlukan suatu jenis pimpinan dan bentuk kerjasama yang tidak seperti biasa.

Suatu proyek adalah suatu usaha sementara, memiliki awal dan akhir ditentukan (biasanya dibatasi oleh tanggal, tetapi dapat dengan mendanai atau kiriman [1]), dilakukan untuk memenuhi sasaran dan tujuan tertentu [2], biasanya untuk membawa perubahan menguntungkan atau ditambahkan nilai. Sifat sementara proyek berlawanan dengan bisnis seperti biasa (atau operasi) [3], yang berulang-ulang, permanen atau semi-permanen bekerja fungsional untuk menghasilkan produk atau jasa. Dalam prakteknya, manajemendari kedua sistem ini sering ditemukan cukup berbeda, dan dengan demikian memerlukan pengembangan keterampilan teknis yang berbeda dan penerapan manajemen yang terpisah. (Wikipedia)

Pengertian Manajemen

Belum ada definisi yang final,namun bila dipelajari dari beragam literature manajemen mengandung 3 pengertian :

1. Sebagai suatu proses
2. Sebagai kolektivitas aktifitas manajemen
3. Sebagai suatu ilmu

Sejarah manajemen proyek
Tidak ditemukan sumber yang pasti mengenai bagaimana sejarah manajemen proyek yang sebenarnya. Namun, bukti terhadap diimplementasikannya ilmu manajemen proyek sudah ada sejak ribuan tahun yang lalu. Hal ini dapat dibuktikan dengan adanya piramid raksasa di kota Mesir. Piramida yang secara umum merupakan sebuah bangunan yang berfungsi sebagai makam raja-raja dan juga sebagai sarana tempat peribadahan, merupakan bukti yang paling menakjubkan dari penerapan ilmu manajemen proyek pada masa lalu. Pembangunan piramid yang tidak dilakukan sembarangan membuktikan bahwa desain dari setiap sudut bangunan diperhitungkan dengan sangat teliti. Hampir setiap piramid dibangun dengan memperhitungkan jarak piramid dengan matahari, karena matahari merupakan elemen terpenting bagi kehidupan masyarakat kuno. Pembangunan piramid ini tidak mungkin dapat terlaksana jika tidak ada orang yang melakukan perencanaan, pengorganisasian dan menggerakkan para pekerja serta melakukan pengontrolan dalam pembangunannya. Dan sejarah pun mencatat bahwa bangsa Indonesia juga mempunyai catatan gemilang dalam Manajemen Proyek, salah satunya adalah Borobudur yang dibangun pada kurun waktu antara 760 dan 830 AD pada masa puncak kejayaan wangsa Syailendra di Jawa Tengah.

Sebagai sebuah dispilin keilmuan, Manajemen Proyek dikembangkan dari beberapa bidang aplikasi termasuk didalamnya konstruksi sipil, teknik rekayasa, dan juga aktivitas di bidang HANKAM (pertahanan-keamanan)[5]. Manajemen Proyek telah diterapkan dari awal perabadan manusia. Di antaranya misalnya Vitruvius (1 abad SM),Christopher Wren (1632-1723), Thomas Telford (1757-1834) dan Isambard Kingdom Brunel (1806-1859).[6]

Kemudian baru pada tahun 1900 an Manajemen Proyek dengan proses sistematiknya diterapkan pada proyek rekayasa yang kompleks. Dua tokoh yang fenomenal dari manajemen proyek. Adalah Henry Gantt, disebut ayah dari teknik perencanaan dan kontrol [7], yang terkenal dengan penggunaan tentang Gantt chart sebagai alat manajemen proyek;. dan kemudian Henri Fayol untuk ciptaan-Nya dari 5 fungsi manajemen yang membentuk dasar dari tubuh pengetahuan yang terkait dengan proyek dan manajemen program [8]. Gantt dan Fayol, keduanya adalah mahasiswa Frederick Winslow Taylor untuk memperdalam teori manajemen ilmiah. Karyanya adalah pelopor alat manajemen proyek modern termasuk rincian struktur kerja (WBS – Work Breakdown Structure) dan alokasi sumber daya.

Tahun 1950 menandai awal era Manajemen Proyek modern datang bersama-sama dengan bidang Rekayasa Teknis (Enjinering) sebagai satu kesatuan. Manajemen proyek menjadi dikenal sebagai suatu disiplin ilmu yang berbeda yang timbul dari disiplin ilmu manajemen dengan model rekayasa Di Amerika Serikat [9]. Sebelum tahun 1950-an secara garis besar, proyek dikelola dengan menggunakan Grafik Gantt, sebagai suatu alat dan teknik informal. Pada saat itu, dua model penjadwalan proyek dengan model matematis sedang dikembangkan. Yang pertama adalah Metode Jalur Kritis (CPM – Critical Path Method) yang dikembangkan pada suatu proyek sebagai usaha patungan antara DuPont Corporation dan Remington Rand Corporation untuk mengelola proyek-proyek pemeliharaan tanaman. Dan yang kedua adalah “Evaluasi Program dan Tinjauan Teknik” (atau PERT – Program Evaluation and Review Technique), dikembangkan oleh Booz Allen Hamilton sebagai bagian dari Angkatan Laut Amerika Serikat (dalam hubungannya dengan Lockheed Corporation) dalam pengembangan Program rudal kapal selam Polaris; Perhitungan teknik matematis ini kemudian cepat menyebar ke perusahaan-perusahaan swasta untuk diterapkan. Dalam waktu yang sama, model penjadwalan-proyek juga sedang dikembangkan, teknik menghitung biaya proyek, manajemen biaya, dan ekonomi teknik terus berkembang, dengan kepeloporannya oleh Hans Lang dan lain-lain.

Pada tahun 1956, American Association of Cost Engineers (AACE), yang sekarang disebut AACE Internasional; Asosiasi Internasional untuk ahli Teknik Biaya yang pada awalnya dibentuk oleh praktisi manajemen proyek dan spesialisasi terkait dengan perencanaan dan penjadwalan, perkiraan biaya , dan pengenadalian jadwal proyek (Pengendali Proyek – Project Control). AACE terus bekerja sebagai perintis dan pada tahun 2006 pertama kali merilis proses yang terintegrasi untuk manajemen portofolio, program dan proyek (Total Cost Management Framework). AACE meneawarkan beberapa sertifikasi seperti CCE, PSP dan lain sebagainya.

Pada tahun 1967, International Project Management Association (IPMA) didirikan di Eropa, sebagai sebuah federasi dari beberapa asosiasi manajemen proyek nasional. IPMA memelihara struktur federal hari ini dan sekarang termasuk asosiasi anggota pada setiap benua kecuali Antartika. IPMA menawarkan Sertifikasi Tingkat Empat program yang berdasarkan Baseline IPMA Kompetensi (ICB). ICB ini mencakup kompetensi teknis, kompetensi kontekstual, dan kompetensi perilaku.

Pada tahun 1969, Project Management Institute (PMI) dibentuk di Amerika Serikat.PMI menerbitkan buku Panduan yang sering disebut dengan PMBOK Guide (Project Management Body of Knowledge Guide), yang menggambarkan praktek manajemen proyek yang umum untuk “hampir semua proyek dan hampir semua waktu”. PMI juga menawarkan beberapa sertifikasi seperti PMP, CAMP dan lain sebagainya.

Di Indonesia sendiri Manajemen Proyek berkembang pada era tahun 1970-1990 an diawali dengan semakin banyaknya berkembang proyek-proyek infrastruktur yang banyak memerlukan profesional di bidang Manajemen Proyek. Salah satunya yang berdiri pertama kali adalah Project Management Institut Chapter Jakarta (yan sekarang disebut PMI – Indonesia). PMI Indonesia didirikan pada tahun 1996 dan merupakan organisasi yang didedikasikan untuk meningkatkan, konsolidasi dan penyaluran manajemen proyek Indonesia dan bekerja untuk pengembangan pengetahuan dan keahlian untuk kepentingan semua stakeholder. Organisasi ini adalah salah satu cabang dari Project Management Institute (PMI), sebuah organisasi, nirlaba profesional di seluruh dunia terkemuka.

Dan pada tanggal 16 Juli 1999 didirikanlah Ikatan Ahli Manajemen Proyek Indonesia (IAMPI) yang merupakan asosiasi dari para Ahli Manajemen Proyek Indonesia dan didirikan di Jakarta, sebagai salah satu asosiasi profesi anggota LPKJ. Lembaga IAMPI ini juga menawarakan sertifikasi yang betaraf nasional di Indonesia.

Dan terakhir adalah lembaga ITAPPI (Ikatan Tenaga Ahli Pengendali Proyek Indonesia) yang didirikan pada tahun 2008 dan merupakan organisasi profesional dengan bidang pengendali proyek (Project Control).

Pengertian Manajemen Proyek
Suatu cara memberikan pimpinan yang sedemikian baru dan rumitnya, sehingga mutlak diperlukan bentuk-bentuk kerjasama yang berbeda dari biasanya dan seringkali bersifat hierarki.

Contoh dari proyek baru dan rumit yang memerlukan manajemen proyek :

1. Perjalanan ke bulan
2. Perkembangan computer
3. Perkembanagan pembelahan inti atom

Manajemen proyek adalah disiplin dari perencanaan,pengorganisasian, dan pengelolaan sumber daya untuk menyelesaikan proyek. (Wikipedia)

Batasan Proyek

Sebuah proyek harus memiliki  batasan yang dijelaskan dengan cirri khas seperti :

1. Sasaran digambarkan dengan jelas
2. Diarahkan untuk perubahan dan pembaharuan
3. Waktu awal dan akhir
4. Lintas disiplin
5. Jumlah tenaga yang terbatas
6. Peralatan yang terbatas
7. Anggaran biaya yang ditetapkan dan diawasi
8. dll

Syarat-syarat dasar yang harus dipenuhi dalam sebuah proyek

1. Pelimpahan kewenangan
2. Perencanaan waktu dan biaya serta factor produksi lainnya
3. Persetujuan dari yang berkepentingan
4. Melibatkan orang yang berkompeten
5. Menyediakan informasi bagi yang berkepentingan
6. Pemimpin disertai tugas dan batas wewenang

Pembagian Proyek

1. Berdasarkan lingkungan :

– Intern atau ekstern

– Terpusat atau tidak terpusat

2. Berdasarkan kegiatan :

–  Lembaga kebudayaan & pendidikan

–  Lembaga multi nasional

–  Pemerintahan

–  Keagamaan

Batasan manajemen proyek

Dalam manajemen proyek tidak bisa mengandalkan aturan-aturan dan prosedur yang telah ada. Pemimpin proyek berserta seluruh jajarannya berhadapan dengan situasi baru dank has serta memerlukan kerjasama untuk mencapai sasaran yang bersifat sementara.

Dampak proyek terhadap biaya perkembangan, usia pemakaian dan hilangnya nilai

Sebagai akibat dari perubahan dalam produk, maka alat-alat produksi termasuk hal-hal yang bukan materi seperti pengetahuan tentang computer nilainya hilang dalam waktu singkat bahkan kadang-kadang sebelum waktunya. Sebaliknya untuk produk yang perkembangannnya memakan waktu menyebabkan biaya semakin meningkat. Untuk menutupi biaya ini seolah-olah dipaksakan melalui penemuan tekonologi baru.

Jenis mobil baru serta masuknya televisi berwarna, mengakibatkan turunnya nilai mobil serta pesawat televisi hitam-putih. Demikian pula yang terjadi dengan computer pada setiap generasi produk.

Pemimpin proyek

Dalam manajemen tradisional, pimpinan biasanya diserahkan kepada orang yang paling ahli dalam hal teknis. Dalam manajemen modern seorang pimpinan tidak diharuskan orang yang paling menguasai teknis, tapi lebih ditekankan pada kemampuan untuk memimpin tenaga-tenaga yang ada , termasuk yang paling ahli sekalipun. Hal ini perlu mendapatkan perhatian, karena untuk memimpin perlu sill tersendiri kendati pengetahuan teknis bisa semakin menunjang kepemimpinannya.

Seleksi pemimpin proyek

Untuk menentukan pilihan siapa yang layak memimpin sebuah proyek, pada umumnya dilakukan pendekatan melalui 4 norma, meliputi :

1. Pengetahuan
2. Pengalaman,
3. Keahlian
4. Kepribadian

Berdasarkan hasil evaluasi , ternyata seorang calon pemimpin proyek yang minim pengalaman seringkali lebih memiliki bobot kepemimpinan yang lebih pada aspek pengetahuan dan pengalaman daripada keahlian dan kepribadian. Sedangkan calon yeng berpengalaman lebih menonjol pada aspek keahlian dan kepribadian.

Pemimpin proyek yang belum berpengalaman biasanya berupaya untuk sekedar tidak menyalahi aturan, sedangkan yang berpengalaman lebih berani mengambil keputusan yang inovatif serta kesediaannya melimpahkan wewenang.

Tugas, wewenang dan tanggungjawab Pemimpin Proyek

Yang harus diperhatikan seorang pemimpin proyek sebelum bersedia menerima jabatan adalah :

1. Apakah jangka waktu memadai untuk menyelesaikan proyek
2. Apakah ada anggaran tetap, dan kemungkinan melampaui anggaran, apa wewenangnya
3. Sejauh mana kewenangannya menyangkut biaya operasional seperti, gaji, peralatan, bahan dll
4. Peralatan yang tersedia apakah sudah memadai
5. Bagaimana pertanggungjawabannya

Tuntutan terhadap Pemimpin Proyek

Seorang pemimpin proyek harus mampu memenuhi beberapa ketentuan sebagai berikut :

1. Dinamis, optimis penuh keyakinan
2. Aktif, gigih
3. Berwawasan dan imajinatif
4. Luwes penuh pertimbangan dan analitis
5. Kreatif, penuh kepastian ide dan tindakan
6. Sabar, pantang menyerah
7. Tekun dan terus bertindak
8. Bijaksana serta tidak gegabah

Bidang utama manajemen proyek

1. Memahami sifat dan ciri khas proyek
2. Memahami rencana dan tujuan proyek yang paling khusus, paling rawan, dan paling kritis, agar dapat mengantisipasi lebih dini dan tepat
3. Merencanakan pelaksanaan proyek
4. Menentukan penggunaan peralatan sesuai dengan kebutuhan proyek
5. Melakukan control dan perbaikan
6. Memahami dan mengembangkan kealitas pribadi yang semestinya dalam kapasitasnya sebagi pemimpin proyek
7. Memahami dan melaksanakan peran manajer proyek secara komprehensif

Fungsi Manajemen Proyek

1. Merencanakan (planning)
2. Melaksanakan (do)
3. Mengorganisir (organizing)
4. Mengkoordinir (coordinating)
5. Mengendalikan (controlling)
6. Memimpin (leading)

Manajemen SDM dalam Proyek

Faktor SDM (Sumber Daya Manusia) dalam setiap aktivitas manajemen selalu memiliki pengaruh yang menentukan. Oleh karenanya masalah SDM perlu mendapat perhatian khusus, meskipun bukan berarti factor lainnya seperti keuangan, peralatan, lingkungan dan lain-lain menjadi tidak penting.

Secara garis besar dalam kaitannya dengan manajemen yang berpengaruh langsung terhadap SDM tersebut seperti :

1. Produktivitas

Produktivitas seseorang dipengaruhi oleh pendidikan, kemampuan, keahlian, peralatan, lingkungan dan lain sebagainya.

2.  Motivasi

Motivasi seseorang banyak dipengaruhi oleh kebutuhan atau kepentingan pribadi, jenis pekerjaan, lingkungan dan pola-pola harapan

Produktivitas

Yang paling berpengaruh terhadap produktivitas adalah :

1. Motivasi
2. Prestasi
3. Pengetahuan
4. Pengalaman
5. Bakat dan minat
6. lingkungan kerja
7. Kebutuhan individual

Motivasi dan Organisasi

Motivasi berasal dari kata “motif”, yang artinya “sebab-musabab” atau hal-hal yang membuat orang bergerak. Dan semua itu didorong oleh harapan dan keinginan untuk mencapi tujuan tertentu. Khusus untuk menelaah masalah motivasi ini kiranya beberapa hal berikut ini bisa membantu untuk memahami motivasi secara lebih komprehensif :

Manusia rasional ekonomis dan social

Konsep manusia sebagai makhluk rasional-ekonomis melahirkan  teori manajemen ilmiah, dimana manusia dipersepsikan hanya memilki motif imbalan uang.

Sedangkan sebagai amkhluk social, konsep manajemen dibangun atas dasar bahwa keberadaan manusia yang satu tidak bisa terlepas dari pengaruh manusia lainnya, motivasi tidak berdiri sendiri malainkan saling pengaruh-mempengaruhi

Untuk mengetahui lebih jauh terhadap perbedaan dua pandangan tersebut dapat dilihat pada poin berikut ini :

Manusia  Rasional Ekonomis

– Digerakkan rangsangan ekonomis

– Perlu otoritas & pengawasan

– Upah jadi nukuran satu-satunya

– Kerja berdasarkan perintah dan motif upah besar

– Individualis

– Bekerja untuk dirinya sendiri

– Hanya termotivasi oleh uang

Manusia Sosial

 – Digerakkan kebutuhan sesama

– Tidak terlalu memerlukan pengawasan

– Semangat kelompok (kerjasama)

– Imblan uang bukan segala-galanya

– Kepentingan social lebih utama

– Kolektivitas

– Bekerja berorientasi kelompok

Urutan Kebutuhan Manusia

1. Perwujudan diri

2. Ke-akuan (harga diri sendiri  X harga diri orang lain)

3. Kontak Sosial

4. Keamanan

5. Kebutuhan Fisiologis

Pekerjaan dan Lingkungan Kerja

1.  Lingkungan fisik

2. Status individual

3. Kepastian dan jaminan perusahaan

4. Peraturan yang jelas

5. Petunjuk dan prosedur kerja

6. Kepemimpinan

7. Gaji

Pola harapan

1. Prestasi

2. Kekuasaan, pangkat, jabatan

3. Kontak social (bertemu & berkelompok)

Regu proyek dan perilaku kelompok dalam organisasi

1. Teori pembentukan kelompok berdasarkan proximity (kedekatan). konsep dari teori kedekatan ini bertumpu pada kedekatan ruang dan daerah ( spatial and geographical proximity)

2. Teori berdasarkan aktivitas, interaksi dan setimen, yaitu semakin banyak aktivitas akan semakin banyak interaksi dan selanjutnya semakin banyak sentimen yang bisa untuk saling dipahami satu sama lain.

3. Teori keseimbangan ( a balance theory of group formation), yaitu seseorang tertarik kepada orang lain atas dasar kesamaan sikap dalam menanggapi suatu tujuan yang relevan satu sama lain

4. Teori pertukaran (exchange theory), yaitu sama dengan teori motivasi yang bertumpu pada pertukaran yang saling menguntungkan

5. Teori alasan praktis ( practicalities of group formation), yaitu pembentukan kelompok yang didasarkan pada alasan praktis seperti : ekonomi, keamanan, kekuasaan, dll

berdasarkan beberapa teori tersebut, pembentukan dapat terjadi bila  :

1 Ada dua orang atau lebih

2 Interaksi satu sama lain

3 Saling membagi tujuan yang sama

4 Melihat diri sebagai bagian dari suatu kelompok

Bentuk-bentuk kelompok

1. Kelompok primer

Adalah kelompok yang menjadi dasar dalam pembentukan sifat sosial dan cita-cita individu.

Bisa juga disebut small group (kelompok kecil) , meskipun secara teknik dibedakan. kalau kelompok kecil mengacu pada kuantitas (jumlah), sedangkan kelompok primer selain jumlah yang kecil juga didasarkan pada keakraban, kebersamaan, loyalitas dan memiliki pandangan yang sama.

2. Kelompok formal dan informal

Kelompok formal adalah kelompok yang dengan sengaja dibentuk untuk melaksanakan tugas tertentu, seperti panitia, komite, tim, dll

Kelompok infromal adalah kelompok yang tumbuh dari proses interaksi, daya tarik  dan kebutuhan seseorang

3. kelompok terbuka dan tertutup

Kelompok terbuka secara kontinue tanggap terhadap perubahan dan pembaharuan.

Kelompok tertutup lebih mengedepankan kestabilan daripara perubahan dan pembaharuan

Perbedaan kedua jenis kelompok tersebut didasarkan pada aspek :

1. Perubahan anggota kelompok (anggotanya bebas keluar atau menerima anggota baru atau terbatas)

2. Kerangka referensi ( membuka wawasan seluas-luasnya terhadap al-hal yang baru atau referensi terbtas)

3 Perspektif waktu (orientasi waktu dekat, sekarang atau waktu yang panjang baik masa lalu maupun masa mendatang)

4 Keseimbangan (menekankan kedinamisan atau kestabilan)

Terlibatnya seseorang pada suatu proyek  menyangkut :

1. Sifat-sifat khusus kaitan kerjasama
2. Sikap terhadap teman sekerja, pimpinan dan pekerjaan
3. Cara memberikan pimpinan dalam proyek
4. Struktur yang paling bermakna bagi proyek

Pada awalnya kelompok kerja terbatas untuk urusan kerja, namun pada perkembangannya cakupannya meluas meliputi :

1. Sturktur pekerjaan
2. Sasaran dan norma untuk mencapainya
3. Kepemimpinan serta hubungan kerjasama intern dan ekstern

Regu kerja sebagai kesatuan kerja yang mandiri

Meskipun setiap regu merupakan satu kesatuan dengan regu lain, tapi dalam hal pendalaman setiap regu merupakan kesatuan yang mandiri yang bisa  membuat tatanan sendiri dengan tetap mengacu pada aturan yang berlaku serta tujuan dari proyek secara keseluruhan.

Kerjasama yang dinamis

Dalam melakukan kerjasama tidak selalu terpancang pada pola hubungan yang sudah ada, namun diupayakan selalu berkembang mengikuti kebutuhan proyek yang demikian kompleks.

Beberapa tugas anggota regu yang perlu mendapat perhatian dalam kerjasama :

1. Setiap anggota regu harus mengerti permasalahan , akibta yang ditimbulkan serta alternative pemecahannya
2. Setiap anggota kelompok harus membangun kesadaran untuk memberikan sumbangsih  terhadap kelompoknya
3. setiap anggota kelompok saling memahami potensi masing-masing anggota yang bisa diberikan untuk keperluan kelompok

Pola keterkaitan anggota regu dalam kerjasama :

1. Penerimaan posisi, tugas dan wewenang yang berbeda
2. Komunikasi yang baik
3. Sasaran yang terintegrasi

Pengendalian kelompok :

1. Pemimpin harus menguasai karakter, potensi serta aspek linnya dari setiap kelompok dalam proyek
2. Memiliki konsep bagimana membangun antar kelompok sehingga menjadi suatu kerjasama yang efektif dan efisien
3. Memotivasi semua kelompok sesuai dengan kapasitas tugas dan wewenangnya masing masing agar selalu terarah dan kompak dalam bekerja

Kepemimpinan dan kelompok :

1. Kepemimpinan teknik (selalu mengikuti perkembangan teknis pekerjaan)
2. Kepemimpinan instrument (mengendalikan agar selalu terarah)
3. Kepemimpinan social (menjaga iklim hubungan antar anggota yang harmonis)

Konsep Manajemen Proyek :

Manajemen proyek sistem informasi ditekankan pada tiga faktor, yaitu : manusia, masalah dan proses. Dalam pekerjaan sistem informasi faktor manusia sangat berperan penting dalam suksesnya manajemen proyek. Pentingnya faktor manusia dinyatakan dalam model kematangan kemampuan manajement manusia (a people management capability maturity model/ PM-CMM) yang berfungsi untuk meningkatkan kesiapan organisasi perangkat lunak (sistem informasi) dalam menyelesaikan masalah dengan melakukan kegiatan menerima, memilih, kinerja manajemen, pelatihan, kompensasi, pengembangan karier, organisasi dan rancangan kerja serta pengembangan tim.

Dasar-Dasar Organisasional :
Organisasi adalah sistem yang saling mempengaruhi dan saling bekerja sama antara orang yang satu dengan orang yang lain dalam suatu kelompok untuk mencapai suatu tujuan tertentu yang telah disepakati bersama. Organisasi merupakan sistem maka terdiri dari beberapa elemen yaitu :
a)      orang, dalam organisasi harus ada sekelompok orang yang bekerja dan salah satunya ada yang memimpin organisasi tersebut.
b)      tujuan, dalam organisasi harus ada tujuan yang harus dicapai, baik dalam jangka pendek maupun jangka panjang.
c)      posisi, setiap orang yang ada dalam suatu organisasi akan menempati posisi atau kedudukannya masing-masing.
d)     pekerjaan, setiap orang yang ada dalam organisasi tersebut mempunyai pekerjaan (job) masing-masing sesuai dengan posisinya.
e)      teknologi, untuk mencapai tujuan organisasi membutuhkan teknologi untuk membantu dalam pengolahan data menjadi suatu informasi.
f)       struktur, struktur organisasi merupakan pola yang mengatur pelaksanaan pekerjaan dan hubungan kerja sama antar setiap orang yang ada dalam organisasi tersebut.
g)      lingkungan luar, merupakan elemen yang sangat penting dan akan mempengaruhi keberhasilan suatu organisasi, misalnya adanya kebijakan pemerintah tentang organisasi.
Prinsip-prinsip organisasi adalah nilai-nilai yang digunakan sebagai landasan kerja bagi setiap orang yang ada dalam organisasi tersebut untuk mencapai keberhasilan tujuan yang telah disepakati. Prinsip-prinsip yang ada dalam organisasi meliputi :
a)      Tujuan organisasi yang jelas
b)      Tugas yang dilakukan harus jelas
c)      Pembagian tugas yang adil
d)     Penempatan posisi yang tepat
e)      Adanya koordinasi dan integrasi
B.     Kebijakan dan Perencanaan Proyek Sistem Informasi :
Sistem Informasi memiliki pengertian suatu sistem yang memiliki fungsi menghasilkan informasi-informasi yang dibutuhkan pihak user. Komponen yang termasuk sistem informasi meliputi infrastruktur hardware, Software dan ketersediaan sumber daya manusia bidang teknologi informasi. Proyek sistem informasi mencakup sebagian atau keseluruhan dari rangkaian aktivitas rekayasa pembangunan sistem informasi.

Contoh-contoh proyek sistem informasi

Ø  Proyek sistem informasi untuk mendukung pelaksanaan pemilu

Ø  Proyek pembangunan infrastruktur E-Government di Jawa Tengah

Ø  Proyek pengembangan sistem CRM (Customer Relationship Management) pada di PT Garuda.

Ø  Proyek pembangunan sistem E-business pada PT. Global Jaya.

Ø  Proyek penjualan elektronik (E-Commerce)

Beberapa perbedaan karakteristik proyek sistem informasi dibandingkan dengan proyek bidang lain adalah sebagai berikut :

Ø  Memiliki tujuan untuk menghasilkan produk yang bersifat intangible (tidak dapat diraba/perkirakan, tidak dapat dinyatakan secara jelas) seperti perangkat lunak, database, jaringan yang sulit untuk mengukur nilai manfaat dari produk tersebut.

Ø  Melibatkan teknologi yang sangat cepat usang, karena perkembangan yang sangat cepat.

Ø  Membutuhkan beragam sumber daya manusia dengan keahlian dan kompetensi yang beragam

Ø  Ukuran yang dijadikan standar sulit dibakukan, karena sulit mengukur kualitas yang dimengerti berbagai pihak secara seragam.

2. TUJUAN MANAJEMEN PROYEK

Sebuah Proyek Adalah :

Komplek, tidak rutin, usahanya dibatasi oleh waktu, anggaran, sumber daya dan spesifikasi kinerja yang disign untuk memenuhi kebutuhan pelanggan

 Tujuan manajemen Proyek :

tidak hanya untuk mendapatkan keuntungan (Proyek-proyek yang berorientasi keuntungan terkait dengan perusahaan, jasa dan properti)  bersifat sosial benefit. (Proyek-proyek yang bergerak pada sektor publik atau pemerintahan)

Berdasarkan tujuan di atas dapat disimpulkan bahwa manajer proyek harus mempertimbangkan kapan proyek dimulai dan kapan proyek dapat diakhiri dalam penjadwalan waktu yang tepat, sehingga proyek akan mempunyai nilai tambah (value added) dan nilai guna (value in use) .

3. KONTEKS MANAJEMEN PROYEK

1. Gambaran sistem dari manajemen proyek

            Ketika jumlah dan tingkat kerumitan proyek terus berkembang, maka manajemen proyek itu harus semakin perlu dipraktekan untuk membiasakan diri menghadapi masalah – masalah maupun kerumitan yang ditemui. Sehingga tingkat kerumitan yang menjadi beban, lama – lama akan berkurang.

            Manajer proyek yang sukses harus memiliki dan mengembangkan banyak ketrampilan dan memimpin tim mereka melalui praktek langsung. Proyek memiliki beberapa atribut, seperti bersifat unik, sementara dan dikembangkan secara incremental. Sebuah kerangka untuk manajemen proyek termasuk stakeholder, sembilan bidang pengetahuan, tools dan teknik, dan menciptakan portofolio proyek untuk menjamin kesuksesan perusahaan

2. Pemahaman mengenai organisasi dan struktur dasar organisasi serta pengaruhnya pada proyek

            Sebuah organisasi dapat terbentuk karena dipengaruhi oleh beberapa aspek seperti penyatuan visi dan misi serta tujuan yang sama dengan perwujudan eksistensi sekelompok orang tersebut terhadap masyarakat. Organisasi yang dianggap baik adalah organisasi yang dapat diakui keberadaanya oleh masyarakat disekitarnya, karena memberikan kontribusi seperti pengambilan sumber daya manusia dalam masyarakat sebagai anggota-anggotanya sehingga menekan angka pengangguran.

            Orang-orang yang ada di dalam suatu organisasi mempunyai suatu keterkaitan yang terus menerus. Rasa keterkaitan ini bukan berarti keanggotaan seumur hidup akan tetapi sebaliknya, organisasi menghadapi perubahan yang konstan di dalam keanggotaan mereka meskipun pada saat mereka menjadi anggota orang-orang dalam organisasi berpatipasi secara relatif teratur. Struktur organisasi mendefinisikan cara tugas pekerjaan dibagi, dikelompokkan, dan dikoordinasikan secara formal.

Variabel struktur

a)      Ukuran (size):

Makin besar akan semakin komplek impersonal, semakin lugas , semakin sulit diarahkan, semakin sulit dipadukan Ukuran menciptakan dilema  Tak ada yang tahu ukuran yang optimum

b)      Jumlah tingkatan hirarkhi: Kalau terlalu banyak bisa timbul kesulitan komunikasi vertikal Sebaiknya tak terlalu banyak Perhatikan efektivitas komunikasi

c)      Struktur kewenangan: Orang-orang yang punya kewenangan membuat keputusan bagi organisasi Siapa saja yang termasuk dalam struktur Bila hanya satu orang bisa timbil kesulitan Pendelegasian wewenang

d)     Struktur komunikasi: Variabel yang terpenting Dari puncak hirarkhi sampai ke paling bawah Juga perlu diperhatikan komunikasi horisontal

e)       Struktur tugas: Sama dengan struktur peranan Cara organisasi membagi-bagi tugas/pekerjaan kepada anggota-anggotanya Apakah semua pekerjaan terbagi habis .Apakah semua anggota mendapat peranan Apakah hanya orang tertentu saja yang berperan

f)       Struktur status dan prestis: Apa yang diperoleh dari organisasi dengan pengorbanan yang diberikan

Apakah prestis (gengsi) seseorang akan naik dengan menjadi anggota organisasi

g)      Apakah prestis terbagi secara merata

Apakah organisasi memiliki jenjang status yang terbuka bagi semua anggota

Jarak psikologis: Antara orang yang di puncak (pengambil keputusan) dan orang- orang di bawah (yang melakukan pekerjaan) Komunikasi emosi antara orang-orang dalam hirarkhi Menunjukkan kemudahan komunikasi vertikal effektif/tidak

3. Phase dan siklus hidup proyek

            Ada 6 tahap siklus hidup proyek yaitu: Model Water Fall, System Engineering, Over Lapping Phases, Prototyping, Joint Aplication Development, Herative Life Cycle. Berikut penjelasan secara detailnya:

1 ) Model Water Fall

a.       System / Information Engineering and Modeling. Permodelan ini diawali dengan mencari kebutuhan dari keseluruhan sistem yang akan diaplikasikan ke dalam bentuk software

b.      Analisis Kebutuhan Perangkat Lunak / Software Requirements Analysis. Proses pencarian kebutuhan diintensifkan dan difokuskan pada software

c.       Design. Proses ini digunakan untuk mengubah kebutuhan-kebutuhan di atas menjadi representasi ke dalam bentuk “blueprint” software sebelum coding dimulai

d.      Coding. Untuk dapat dimengerti oleh mesin, dalam hal ini adalah komputer, maka desain tadi harus diubah bentuknya menjadi bentuk yang dapat dimengerti oleh mesin, yaitu ke dalam bahasa pemrograman melalui proses coding - Maintenance

e.       Testing / Verification. Sesuatu yang dibuat haruslah di ujicobakan 2. System Engineering

f.       Maintenance. Pemeliharaan suatu software diperlukan, termasuk di dalamnya adalah pengembangan, karena software yang dibuat tidak selamanya hanya seperti itu

2) System Engineering

            Tahapannya dengan menggunakan OMT (Object Modelling Technique)

            - Model Objek

            - Model Dinamis

            - Model Fungsional

3). Over Lapping Phases

-          Komunikasi pelanggan, yaitu tugas-tugas untuk membangun komunikasi antara pelanggan dan kebutuhan-kebutuhan yang diinginkan oleh pelanggan

-          Perencanaan, yaitu tugas-tugas untuk mendefinisikan sumber daya, ketepatan waktu, dan proyek informasi lain yg berhubungan

-          Analisis Resiko, yaitu tugas-tugas yang dibutuhkan untuk menaksir resiko manajemen dan teknis

-          Perekayasaan, yaitu tugas yang dibutuhkan untuk membangun satu atau lebih representasi dari apikasi tersebut

-          Konstruksi dan peluncuran, yaitu tugas-tugas yang dibutuhkan untuk mengkonstruksi, menguji, memasang , dan memberi pelayanan kepada pemakai

-          Evaluasi Pelanggan, yaitu tugas-tugas untuk mendapatkan umpan balik dari pelanggan

4) Prototyping

-          Pengumpulan kebutuhan. Pelanggan dan pengembang bersama-sama mendefinisikan format seluruh perangkat lunak, mengidentifikasikan semua kebutuhan, dan garis besar sistem yang akan dibuat

-          Membangun prototyping. Membangun prototyping dengan membuat perancangan sementara yang berfokus pada penyajian kepada pelanggan (misalnya dengan membuat input dan format output)

Evaluasi protoptyping.

-          Evaluasi ini dilakukan oleh pelanggan apakah            prototyping yang sudah dibangun sudah sesuai dengan keinginan pelanggan

-          Mengkodekan sistem. Dalam tahap ini prototyping yang sudah di sepakati diterjemahkan ke dalam bahasa pemrograman yang sesuai

-          Menguji sistem. Setelah sistem sudah menjadi suatu perangkat lunak yang siap pakai, harus dites dahulu sebelum digunakan

-          Evaluasi Sistem. Pelanggan mengevaluasi apakah sistem yang sudah jadi sudah sesuai dengan yang diharapkan

-          Menggunakan sistem. Perangkat lunak yang telah diuji dan diterima pelanggan siap untuk digunakan

-           

5). Joint Aplication Development

-          Bussiness Modelling. Tahap ini untuk menjawab pertanyaan-pertanyaan informasi

-          Data Modelling. Tahap aliran informasi yang sudah didefinisikan, disusun menjadi sekumpulan objek data

-          Process Modelling. Tahap dimana objek data yang sudah didefinisikan diubah menjadi aliran informasi yang diperlukan untukmenjalankan fungsi-fungsi bisnis - Aplication Generation. Tahap dimana menggunakan component program yang sudah ada atau membuat component yang bisa digunakan lagi

-          Testing and Turnover. Tahap pengujian sistem

6). Herative Life Cycle

-          Perencanaan (Planning). Tujuan dari tahap perencanaan adalah untuk meng-hasilkan rencana kerja (work plan) formal untuk pengembangan sistem

-          Pendefinisian Knowledge (Knowledge Definition). Tujuan tahap ini adalah mendefiniskan kebutuhan knowledge dari sistem

-          Perancangan Knowledge (Knowledge Design). Tujuan tahap ini adalah menghasilkan rancangan rinci untuk sistem

-          Koding dan pengujian (Code and Checkout). Tahap ini menandakan dimulainya pemrograman

-          Verifikasi Knowledge (Knowledge Verification). Tahap ini bertujuan untuk menentukan ketepatan, kelengkapan, dan konsistensi sistem

-          Evaluasi sistem (System Evaluation). Tahap ini merupakan tahap akhir dari siklus dan bertujuan untuk menyimpulkan apa yang dipelajari dari rekomendasi untuk perbaikan dan peningkatan

4. Model Prediksi Hidup Proyek

            Pada bagian prediksi hidup proyek , di sini proyek sudah mempunyai ruang lingkup atau scope yang jelas , sehingga waktu penyelesaian proyek dapat di prediksi. Contoh model ini diantaranya adalah:

Ø  Waterfall Model  

Ø  Spiral Model

Ø  Increment Building Model

Ø  Prototyping Model

Ø Raid Application Development Model (RAD Model)

4. FUNGSI KERJA MANAJEMEN PROYEK

Adapun fungsi kerja dari manajemen proyek, diantaranya adalah :

1. Menentukan lingkup proyek

2. Mengidentifikasi stakeholder

3. pengambil keputusan dan prosedur eskalasi

4. Kembangkan daftar tugas rinci

5. Perkiraan waktu yang diperlukan

6. Mengembangkan diagram alur manajemen proyek awal

7. Laporan status proyek

8. Mengelola perubahan proses kontrol

9. Evaluasi proyek yang diperlukan

5.Unsur-Unsur Manajemen
Komponen-komponen sistem yang berupa unsur atau subsistem terkait satu dengan yang lain dalam suatu rangkaian yang membentuk sistem Fungsi dan efektifitas sistem dalam usaha maencapai tujuannya tergantung dari ketepatan susunan rangkaian atau struktur tehadap tujuan yang telah ditentukan.
ü Bersifat Dinamis
Sistem menunjukan sifat yang dinamis, dengan prilaku tertentu. Prilaku sistem umumnya dapat diamati pada caranya mengkonversikan masukkan (input) menjadi hasil (output ).
ü Sistem Terpadu Lebih Besar Daripada Jumlah Komponen-komponennya
Bila elemen atau bagian tersebut tersusun atau terorganisir secara benar, maka akan terjalin satu sistem terpadu yang lebih besar dari pada jumlah bagiannya.
ü Mempunyai Arti yang Berbeda
Satu sistem yang sama mungkin dipandang atau diartikan berbeda, tergantung siapa yang mengamatinya dan untuk kepentingan apa.
ü Mempunyai Sasaran yang Jelas
Salah satu tanda keberadaan sistem adalah adanya tujuan atau sasaran yang jelas. Umumnya identifikasi tujuan merupakan langkah awal untuk mengetahui perilaku suatu sistem dan bagiannya.
ü Mempunyai Keterbatasan
Disebabkan oleh factor luar dan dalam. Faktor luar berupa hambatan dari lingkungan, sedangkan factor dari dalam adalah keterbatasan sumber daya.
1. Siklus dan Proses system
Aspek penting dari pendekatan system terletek pada siklus system dan prosesnya, yaitu perubahan teratur yang mengikuti pola dasar tertentu dan terjadi selama system masih aktif.
ü Penahapan Dalam Siklus Sistem
Proses mewujudkan sisrtem untuk keperluan operasi atau produksi sampai siklus system berhenti berfungsi dikelompokan menjadi beberapa tahap yang dibedakan atas jenis kegiatan yang dominant.
1. Siklus Sistem dan Siklus Biaya
Dalam rangka mewujudkan gagasan menjadi kenyataan fisik, maka perlu penilaian menyeluruh terhadapsistem yang bersangkutan. Yang dinilai adalah karakteristik system yang dijabarkan sebagai parameter, spesifikasi,dan criteria terhadap biaya yang diperlikan. Siklus biaya (life cycle cost), mencakup semua biaya yang diperlukan selama periode siklus system, yaitu dari penelitian dan pengembangan, desain engineering, manufaktur dan kontruksi, sampai pada opersai atau produksi atau utilisasi dan pemeliharaan.



6.ORGANISASI PROYEK
1. Konsep Organisasi
Bentuk lain dari pembagian atau pengelompokan teori-teori organisasi adalah konsepsi prespektif yang ditemukan oleh Edgar Huse dan James Bowditch. Pada aslinya konsep perspektif ini digunakan kelompok manajemen didekati dari teori system. Akan tetapi inti pembahasannya dapat dipergunakan pula untuk bahasan-bahasan organisasi.Itulah sebabnya berikut ini dikemukakan konsep prespektif tersebut.
Prespektif I
Intinya sama dengan paham tradisional yang melihat organisasi atau manajemen dari prespektifrancangan yang berstruktur. Aliran-aliran prespektif ini hanya memikirkan isu-isu tentang bagaimana organisasi seharusnya disusun, fungsi-fungsi yang seharusnya dijalankan , siapa yang seharusnya menjadi pemimpin dan bawahan, dan gaya kepemimpinan apa yang harus dijalankan.
Ada tiga komponen yang mempunyai sejarah, yaitu :
1. Aliran prinsip-prinsip universal dari manajemen atau organisasi.
2. Aliran struktural.
3. Aliran manajemen ilmiah.
Aliran Prinsip Universal, berpijak pada pendapat henri Fayol yang menyatakan bahwa sesuatu organisasi itu diatur berdasarkan prinsip-prinsip sebagai berikut :
ü Adanya pengembangan kerja
ü Adanya otoritas dan tanggung jawab
ü Adanya disiplin
ü Adanya kesatuan komando
ü Adanya kesatuan pengarahan
ü Adanya system pengkajian
ü Adanya sentralisasi
ü Adanya jenjang pengawasan

Kebijakan Sistem

Kebijakan untuk mengembangkan sistem informasi dilakukan oleh manajemen puncak karena manajemen menginginkan untuk meraih kesempatan-kesempatan yang ada yang tidak dapat diraih oleh sistem yang lama atau sistem lama mempunyai kelemahan (masalah) perencanaan sistem menyangkut estimasi (penafsiran, perkiraan, pendapat atau penilaian) sumberdaya (kebutuhan-kebutuhan fisik dan tenaga kerja) dan biaya. Perencanaan sistem terdiri dari : perencanaan jangka pendek (periode 1–2 tahun) dan jangka panjang (periode sampai 5 tahun).

Perencanaan sistem biasanya ditangani oleh staf perencanaan sistem, departemen pengembangan sistem atau depertemen pengolahan data.
Proses Perencanaan Sistem
Proses perencanaan sistem dapat dikelompokkan dalam tiga proses utama, yaitu :
1. Merencanakan proyek-proyek sistem
Tahapan proses perencanaan sistem yaitu :

Ø  Mengkaji tujuan, perencanaan strategi dan taktik perusahaan.

Ø  Mengidentifikasi proyek-proyek sistem.

Ø  Menetapkan sasaran proyek-proyek sistem.

Ø  Menetapkan kendala proyek-proyek sistem (mis. Batasan biaya, waktu, umur ekonomis, peraturan yang berlaku).

Ø  Menetukan prioritas proyek-proyek sistem.

Ø  Membuat laporan perencanaan sistem.

Ø  Meminta persetujuan manajemen.

2. Mempersiapkan proyek-proyek sistem yang akan dikembangkan

Persiapan ini meliputi :

Ø  Menunjuk team analis (dapat berasal dari departemen pengembangan yang ada atau dari luar perusahaan (konsultan).

Ø  Mengumumkan proyek pengembangan system.

3. Mendefinisikan proyek-proyek sistem yang dikembangkan

Melakukan studi untuk mencari alternatif pemecahan terbaik yang paling layak untuk dikembangkan.

Tahapan yang dilakukan yaitu :

Ø  Mengidentifikasi kembali ruang lingkup dan sasaran proyek system.

Ø  Melakukan studi kelayakan.

Ø  Menilai kelayakan proyek system.

Ø  Membuat usulan proyek system.

Ø  Meminta persetujuan manajemen.

Perkiraan Proyek Sistem Informasi
Sekarang biaya merupakan elemen yang paling penting dan mahal dalam pengembangan sistem berbasis komputer. Perkiraan biaya yang salah atau kurang tepat dapat mengurangi keuntungan atau malah kerugian. Perkiraan biaya sistem informasi dan usaha tidak dapat dihitung dengan tepat, karena banyak variabel (manusia, teknikal, lingkungan) yang mempengaruhinya. Untuk mencapai perkiraan biaya dan usah yang dapat diandalkan, digunakan pilihan sebagai berikut :

Ø  Memperkirakan waktu yang paling lama dari pengerjaan proyek.

Ø  Perkiraan berdasarkan pada proyek yang sama.

Ø  Menggunakan teknik dekomposis.

Ø  Menggunakan satu atau lebih model empiris.

Memperkirakan waktu untuk menyelesaikan setiap kegiatan merupakan bagian yang paling sulit, untuk itu butuh pengalaman dalam memperkirakan waktu yang diperlukan. Penjadwalan tugas-tugas (kegiatan) dapat menggunakan :
1. Grafik Gantt
Merupakan suatu grafik dimana ditampilkan kotak-kotak yang mewakili setiap tugas (kegiatan) dan panjang masing-masing setiap kotak menunjukkan panjang relatif tugas-tugas yang dikerjakan.
2. Diagram PERT (Program Evaluation and Review Techniques)
Suatu program (proyek) diwakili dengan jaringan simpul dan tanda panah yang kemudian dievaluasi untuk menentukan kegiatan-kegiatan terpenting, meningkatkan jadwal yang diperlukan dan merevisi kemajuan-kemajuan saat proyek telah dijalankan.
Diagram PERT lebih baik dari Gantt, karena :
a.       Mudah mengidentifikasi tingkat prioritas.
b.      Mudah mengidentifikasi jalur kritis dan kegiatan-kegiatan kritis.
c.       Mudah menentukan waktu kendur.
d.      Penjadwalan proyek berbasis komputer.
Menggunakan PC untuk membuat jadwal proyek lebih praktis dan menguntungkan. Contoh program penjadwalan yaitu Ms Project, Symantec’s Timeline dan Computer Associates’ CA-Super Project. Proses pengembangan sistem informasi dikembangkan oleh pelaku-pelaku yang dapat dikatagorikan dalam 5 kelompok :

Ø  Manajer senior, yang bertugas mendefinisikan permasalahan-permasalahan bisnis dan sangat berpengaruh pada proyek tersebut.

Ø  Manajer proyek (teknik), yang merencanakan, memotivasi, mengorganisasi dan mengontrol orang-orang yang bekerja dalam proyek tersebut (praktisi).

Ø  Praktisi, adalah orang yang mempunyai kemampuan teknis yang dibutuhkan untuk mendapatkan produk sistem informasi (program aplikasi).

Ø  Pelanggan, adalah orang yang membutuhkan sistem informasi (PL) tersebut.

Ø  Pengguna akhir, orang yang berinteraksi dengan sistem informasi (PL) yang dikaitkan dengan penggunaan produk.

Sedangkan contoh Manajemen Proyek antara lain:

Ø  Proyek pembuatan Robot

Ø  Proyek Pembuatan Website

Ø  Proyek Pembuatan Software

Ø  Proyek Pembuatan Aplikasi

Ø  dsb

Tahap Implementasi
Tahap Implementasi merupakan tahap yang paling kritis karena untuk pertama kalinya sistem informasi akan dipergunakan di dalam perusahaan. Biasanya, pendekatan yang dipergunakan oleh perusahaan adalah pendekatan cut off dan paralel.

Ø  Pendekatan cut off atau big-bang adalah suatu strategi implementasi yang memilih sebuah hari sebagai patokan dan terhitung mulai hari tersebut, sistem baru mulai dipergunakan dan sistem lama ditinggalkan sama sekali.

Ø  Pendekatan paralel dilakukan dengan cara melakukan pengenalan sistem baru sementara sistem lama belum ditinggalkan, sehingga dua buah sistem berjalan secara paralel (kedua sistem tersebut biasa disebut testing environment dan production environment).

Pemilihan terhadap kedua strategi tersebut tergantung pada perusahaan masing-masing, karena masing-masing strategi implementasi memiliki keuntungan dan kerugian yang berbeda. Lepas dari strategi yang dipilih, pemberian pelatihan (training) harus diberikan kepada semua pihak yang terlibat sebelum tahap implementasi dimulai. Selain untuk mengurangi resiko kegagalan, pemberian pelatihan juga berguna untuk menanamkan rasa memiliki (sense of ownership) terhadap sistem baru yang diterapkan, sehingga seluruh jajaran pengguna atau SDM akan dengan mudah menerima sistem tersebut dan memeliharanya dengan baik di masa-masa mendatang. Evaluasi secara berkala perlu dilakukan untuk menilai kinerja sistem baru yang diterapkan dan untuk mengetahui isu-isu permasalahan yang timbul. Tentu saja pemecahan masalah dalam tahap implementasi harus segera dicari agar penggunaan sistem tersebut efektif.

Proyek sistem informasi biasanya ditutup setelah tahap implementasi dilakukan. Namun ada satu tahapan lagi yang harus dijaga manajemennya, yaitu tahap pascaimplementasi.

Tahap Pascaimplementasi

Dari segi teknis, yang dimaksud dengan aktivitas-aktivitas pasca implementasi adalah bagaimana manajemen pemeliharaan sistem akan dikelola (maintenance, supports and services management). Seperti halnya sumber daya yang lain, sistem informasi akan mengalami perkembangan dikemudian hari. Hal-hal seperti modifikasi sistem, interfacing ke sistem lain, perubahan hak akses sistem, penanganan terhadap fasilitas pada sistem yang rusak, merupakan beberapa contoh dari kasus-kasus yang biasa timbul dalam pemeliharaan sistem. Di sinilah perlunya dokumentasi yang baik dan transfer of knowledge dari pihak pembuat sistem ke SDM perusahaan untuk menjamin terkelolanya proses-proses pemeliharaan sistem. Tidak jarang terjadi peristiwa dimana perusahaan atau personel pembuat sistem sudah tidakdiketahui lagi lokasinya setelah bertahun-tahun (mungkin perusahaannya tutup, atau yang menangani sistem sudah pindah ke tempat kerja lain). Bisa dibayangkan bagaimana perusahaan pemakai sistem terpaksa membuang sistemnya (membuat sistem baru lagi) atau melakukan tambal sulam (yang secara teknis sangat berbahaya karena tingkat integritas data yang buruk) akibat tidak adanya dokumentasi teknis yang baik atau infrastruktur manajemen pemeliharaan yang efektif.

Dari segi manajemen, tahap pascaimplementasi adalah berupa suatu aktivitas, harus ada personel atau divisi dalam perusahaan yang dapat melakukan perubahan atau modifikasi terhadap sistem informasi sejalan dengan perubahan kebutuhan bisnis yang teramat dinamis. Dengan kata lain, dalam era kompetisi sekarang, perusahaan harus mampu berubah dengan sangat cepat. Sistem informasi atau teknologi informasi yang secara teknis tidak dapat beradaptasi terhadap perubahan kebutuhan bisnis perusahaan sudah selayaknya tidak mendapatkan tempat yang baik. Apakah teknologi informasi di perusahaan-perusahaan dapat dengan mudah mengikuti perubahan kebutuhan bisnis secara cepat? Jika belum, sudah waktunya bagi pemimpin perusahaan untuk berbicara dengan departemen atau divisi yang bertanggung jawab terhadap teknologi informasi perusahaan Anda. Dan kenyataannya, sudah ada teknologi yang dapat menjawab kebutuhan ini, dan itu sudah terbukti efektif. Tidak ada tempat bagi perusahaan modern pada tahun 2000 yang masih menggunakan pendekatan sistem informasi dan teknologi informasi secara konservatif (bagi sebagian perusahaan besar di Indonesia pendekatan tersebut masih dianggap sebagai pendekatan termodern).

Studi kasus Proyek Pembuatan Software

Proses pembuatan software tidak cukup hanya dikerjakan dalam waktu beberapa hari saja. Ada beberapa tahapan yang harus dilalui dalam proses pembuatan software. Setiap tahapan bisa memerlukan waktu cukup lama, bisa satu bulan, dua bulan, atau bahkan satu tahun. Tahapan-tahapan itu yaitu : requirement (perencanaan dan analisa), design (pembuatan), dan testing (pengujian dan pemeliharaan). Setiap tahapan yang dilalui terdapat beberapa permasalahan-permasalahan yang timbul.

Pada permasalahan ini akan dibahas beberapa permasalahan yang timbul dengan studi kasus pembuatan software Sistem Informasi Akademik dan juga akan dibahas solusi yang dapat diambil untuk mengatasi beberapa permasalahan tersebut. Pembahasan permasalahan ini dibagi dalam setiap tahapan pembuatan software.

a)      Tahap Requirement
Pada tahap ini, kegiatan yamg paling banyak dilakukan adalah dengan melakukan interaksi dengan user. Permasalahan dalam proses pembuatan software yang dapat timbul pada tahap ini adalah :
1.       Permasalahan spesifikasi kebutuhan
Kebutuhan akan fitur dan report yang diinginkan sering kali tidak sesuai dengan sistem yang ada. Misalnya pada sistem Informasi Akademik, user menginginkan report pembayaran SPP, sedangkan sistem ini hanya mengenai masalah akademik perkuliahan.
2.       Ketidak sepahaman sistem antara developer dan user
Seringkali antara developer dan user dikarenakan perbedaan pemahaman, terjadi ketidak sepahaman mengenai alur Sistem Informasi Akademik, misalnya alur mulai dari mahasiswa bayar SPP, daftar ulang, pengisian FRS, proses perkuliahan sampai nilai akhir UAS keluar.
3.       Metode analisa sistem
Metode analisa sistem yang digunakan oleh developer tidak sesuai dengan kondisi/ behaviour user.
b)      Tahap Design
Pada tahap ini, merupakan tahap yang dilakukan oleh developer. Permasalahan dalam proses pembuatan software yang dapat timbul pada tahap ini adalah :
1.       Metode pembuatan software
Metode dan tools yang digunakan hasilnya tidak optimal, sesuai dengan keinginan user.
2.       Organisasi pembuatan software
Tidak adanya koordinasi pada saat proses pembuatan software, sehingga terjadi modul-modul yang tidak dapat digabungkan. Misalnya tidak sesuainya nama tabel, field, atau tipe data yang digunakan.
c)      Tahap Testing
Pada tahap ini, merupakan tahap pengujian software yang dilakukan antara developer dan user, dan diakhiri dengan pemeliharaan software. Permasalahan dalam proses pembuatan software yang dapat timbul pada tahap ini adalah :
1.      Perubahan regulasi sistem
Adanya perubahan regulasi sistem, misalnya perubahan evaluasi penilaian dari 5 tingkat penilaian (A, B, C, D, E) menjadi 7 tingkat penilaian (A, AB, B, BC, C, D, E). Hal ini menyebabkan perubahan tabel dan fieldnya.
2.      Ketidaksesuaian keinginan user dengan software yang telah dibuat
Pengujian software yang dilakukan antara user dan developer tidak memenuhi keinginan user.
3.      Tidak adanya Risk Management
Hal ini menyebabkan tidak ada langkah-langkah yang akan dilakukan apabila terjadi revisi ataupun pada masa garansi/ maintenance.
Untuk mengatasi beberapa permasalahan tersebut diatas, perlu dilakukan analisa untuk mendapat solusinya. Ada beberapa solusi yang dapat diambil, antara lain :
1.      Membuat dokumen kontrak antara developer dan user sebelum proses pembuatan software.
2.      Perlu adanya assessment pada saat survey data, wawancara, ataupun analisa data. Assessment ini ditandangani kedua belah pihak, user dan developer.
3.      Menggunakan requirement tool untuk proses requirement sehingga dapat dihasilkan requirement yang sesuai dengan kebutuhan user.
4.      Menentukan Proces Model yang akan digunakan pada awal proses pembuatan software, dapat menggunakan waterfall model, RAD model, spiral model, atau model lainnya.
5.      Membuat project management pada proses pembuatan software dengan dikoordinasi seorang penanggung jawab.
6.      Menentukan software programming untuk semua modul yang akan dibuat, termasuk tabel, relasi, dan struktur data.
7.      Membuat dokumen Berita Acara Pengujian Software sehingga dapat dinilai tingkat kepuasaan user       terhadap software yang telah dibuat.
8.      Developer melakukan evaluasi total setiap selesai pembuatan software sebelum pengujian.
Solusi yang lain secara teknis adalah membuat software Sistem Informasi Akademik yang dinamis, dimana user dapat melakukan update sistem secara mandiri dan berkala tanpa perlu berhubungan dengan developer kembali. Misalnya, membuat perubahan evaluasi penilaian, evaluasi absensi, aturan penilaian, perubahan kurikulum, dan sebagainya. Tetapi untuk membuat software Sistem Informasi Akademis yang dinamis tersebut memerlukan waktu yang tidak sedikit dan juga membutuhkan biaya yang cukup besar.

Maka hal yang paling penting dilakukan dalam proses pembuatan software Sistem Informasi Akademik adalah komunikasi yang intensif dan efektif antara user dan developer, baik itu pada tahap requirement, design, maupun testing. Dengan adanya komunikasi yang intensif dan efektif tersebut maka dapat diketahui sampai seberapa jauh software dinamis yang dibutuhkan oleh user. Sehingga tingkat kepuasan user dapat terjaga.

Program Evaluation and Review Technique (PERT)

Pengelolaan proyek-proyek berskala besar yang berhasil memerlukan perencanaan, penjadwalan, dan pengkoordinasiaan yang hati-hati dari berbagai aktivitas yang berkaitan. Untuk itu telah dikembangkan prosedur-prosedur formal yang didasarkan atas pengguna network (jaringan) dan teknik-teknik network.

Prosedur yang paling utama dari teknik penjadwalan proyek ini dikenal sebagai PERT (Program Evaluation and Review Technique) dan CPM (Critical Path Method), yang diantara keduanya terdapat perbedaan penting. Namun kecenderungan pada dewasa ini adalah menggabungkan kedua pendekatan tersebut menjadi apa yang biasa dikenal dengan PERT-type system.
Perencanaan suatu proyek terdiri dari tiga tahap :

1. Membuat uraian kegiatan-kegiatan, menyusun logika urutan kejadian-kejadian, menentukan syarat-syarat pendahuluan, menguraikan interaksidan interdependensi antara kegiatan-kegiatan.
2. Penaksiran waktu yang diperlukan untuk melaksanakan tiap kegiatan, menegaskan kapan suatu kegiatan berlangsung dan kapan berakhir.
3. Menetapkan alokasi biaya dan peralatan guna pelaksanaan tiap kegiatan.

Penjadwalan proyek merupakan salah satu hal yang penting dalam manajemen proyek, dimana penjadwalan ini memperlihatkan waktu pengerjaan tiap paket pekerjaan dan kejadian apa yang dihasilkan dari serangkaian paket kerja tertentu. Jadwal proyek berhubungan dengan kejadian, milestone, termasuk Gantt Chart, jaringan kerja proyek, diagram CPM/PERT.
Gantt Chart tidak bisa secara eksplisit menunjukkan keterkaitan antar aktivitas dan bagaiman satu aktivitas berakibat pada aktivitas lain bila waktunya terlambat atau dipercepat, sehingga perlu dilakukan modifikasi terhadap Gantt Chart. Untuk itu dikembangkan teknik baru yang bisa mengatasi kekurangan-kekurangan yang ada pada Gantt Chart. Cara baru itu dikenal sebagai jaringan kerja atau Network.

Pengertian PERT

• PERT adalah suatu alat manajemen proyek yang digunakan untuk melakukan penjadwalan, mengatur dan mengkoordinasi bagian-bagian pekerjaan yang ada di
  dalam suatu proyek (Setianingrum, 2011).
• PERT juga merupakan suatu metode yang bertujuan untuk (semaksimal mungkin) mengurangi adanya penundaan kegiatan (proyek, produksi, dan teknik) maupun rintangan dan perbedaan-perbedaan, mengkoordinasikan dan menyelaraskan berbagai bagian sebagai suatu keseluruhan pekerjaan dan mempercepat selesainya proyek-proyek (Nurhayati, 2010).

Karakteristik PERT

Proyek yang kompleks menggunakan metode PERT (Program Evaluation Review
Technical), maka akan diketahui :

• Kapan proyek selesai
• Bagaimana urut-urutan pekerjaan, kapan mulainya dan kapan selesainya
• Pekerjaan mana yang paling lama
• Pekerjaan mana yang tertunda
• Pekerjaan mana yang dapat perhatian khusus

Perkiraan Waktu

Untuk setiap aktivitas, model biasanya mencakup tiga perkiraan waktu (Soeharto,
2002):

• Waktu Optimis, yaitu perkiraan waktu yang paling singkat bagi penyelesaian
  aktivitas
• Waktu Perkiraan Paling Mungkin, waktu penyelesaian yang memiliki probabilitas
  tertinggi (berbeda dengan : waktu yang diharapkan), dan
• Waktu Pesimis, yaitu waktu terpanjang yang mungkin diperlukan suatu kegiatan.

PERT “menimbang” ketiga perkiraan waktu ini untuk mendapatkan waktu kegiatan
yang diharapkan (expected time) dengan rumusan :

(Waktu Optimis + (4 x Waktu Perkiraan Paling Mungkin) + Waktu Pesimis )
6

Keterbatasan dan kelemahan diagram PERT

Keterbatasan dan kelemahan diagram PERT secara umum adalah bahwa perkiraan atas waktu yang dibutuhkan bagi masing-masing kegiatan bersifat subyektif dan tergantung pada asumsi. Sehingga secara umum PERT cenderung terlalu optimis
dalam menetapkan waktu penyelesaian sebuah proyek.

RAB ( RENCANA ANGGARAN BIAYA)

          RAB (Rencana Anggaran Biaya) adalah penghitungan banyaknya biaya yang diperlukan untuk bahan dan upah, serta biaya-biaya lain yang berhubungan dengan pelaksanaan bangunan atau proyek, baik secara kasar/taksiran maupun secara teliti. Dalam penghitungan RAB suatu proyek, sering kali membutuhkan sebuah aplikasi program komputer agar perhitungan RAB cepat dan akurat.

            Hal Dasar yang menjadi Fundamental Dari pembuatan RAB menurut saya yaitu:

-          Penentuan volume pekerjaan

-          Input harga satuan bahan dan upah

-          Pembuatan HSP (harga satuan Pekerjaan) dengan dasar SNI

-          Pembuatan Kurva S

-          Pembuatan BQ (bill of quantity)/ Rekapitulasi

                               By :

                            ARMADI